1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, Katipözet hizmeti kapsamında işlenen kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu E. Erdem'dir. Elan Yazılım, E. Erdem tarafından kullanılan ticari addır.
- Adres: Sü*** Ma** 69*** Sk* No* 19 İç Ka** No* 2 Seyhan Adana
- E-posta: bilgi@katipozet.com
2. İşlenen Kişisel Veriler
| Veri kategorisi | Veri türleri |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad |
| İletişim | E-posta adresi, cep telefonu numarası |
| Mesleki bilgi | Kayıtta belirttiğiniz çalıştığınız birim |
| Hesap güvenliği | Şifrelenmiş parola, hesap durumu ve oturum bilgileri |
| Doğrulama kayıtları | Telefon ve e-posta doğrulama zamanı; doğrulama kodu gönderim kayıtları (gönderim kanalı, zamanı ve sonucu). Doğrulama kodunun kendisi Katipözet tarafından saklanmaz. |
| İşlem güvenliği | IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, giriş/çıkış ve güvenlik kayıtları |
| Kullanım | İşlem sayıları, kullanılan araçlar, tercihler, işlem zamanı, hata ve performans kayıtları |
| Abonelik ve müşteri işlemleri (ücretli abonelik başladığında) | Plan, abonelik durumu, başlangıç, yenileme, iptal ve iade bilgileri |
| Finans ve ödeme işlemleri (ücretli abonelik başladığında) | Tutar, para birimi, sipariş ve ödeme işlem numarası, ödeme sonucu, iade bilgisi; ödeme kuruluşunca iletilirse kart markası ve maskelenmiş kart numarası |
| Hukuki işlem | Kullanım Koşulları'nın kabul ve aydınlatma metninin sunulma zamanı, destek talepleri ve şikâyet kayıtları; ücretli abonelik başladığında ödeme itirazı ve uyuşmazlık kayıtları |
| Belge içeriği | İşlem için yüklediğiniz veya yapıştırdığınız belge metni ve görüntüsü; yalnızca işlem süresince işlenir, saklanmaz (bkz. madde 4) |
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Kullanıcı hesabının oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi.
- Hesabın cep telefonu numarasıyla doğrulanması ve şifrenin telefonla sıfırlanabilmesi.
- Platform özelliklerinin ve kullanıcı destek hizmetinin sunulması.
- Kullanım haklarının, kotanın ve abonelik durumunun yönetilmesi.
- Ödeme, yenileme, iptal, iade ve ödeme itirazlarının yürütülmesi.
- Faturalandırma ve muhasebe süreçlerinin yerine getirilmesi.
- Yetkisiz kullanımın ve dolandırıcılığın önlenmesi.
- Hizmet güvenliğinin ve sürekliliğinin sağlanması.
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların korunması.
4. Belge Verileri ve Maskeleme
Platforma yüklenen veya yapıştırılan hukuki belgeler, dosya taraflarına ait kimlik, iletişim ve adres bilgileri ile sağlık veya ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli kişisel veriler içerebilir. Bu içerikler yalnızca sizin başlattığınız işlemi (özet, OCR, metin düzeltme vb.) gerçekleştirmek için ve işlem süresince işlenir:
- Belge metni ve üretilen özet veritabanına kaydedilmez; işlem tamamlandığında sunucu belleğinden silinir.
- PDF ve görseller, metne çevrilmek (OCR) üzere yapay zeka hizmetine iletilir.
- Özetleme ve metin düzeltme araçlarında T.C. kimlik numarası, IBAN, telefon, e-posta, adres, plaka, kişi ve kurum adları gibi alanlar metin yapay zeka hizmetine gönderilmeden önce sunucu tarafında mümkün olan ölçüde maskelenir.
- Kota, güvenlik ve performans için yalnızca işlem türü, karakter ve sayfa sayısı, zaman ve sonuç gibi içerik barındırmayan sınırlı operasyonel kayıtlar tutulur.
Belge içeriğindeki üçüncü kişilere ait veriler, belgeyi yükleyen kullanıcının talimatıyla ve yalnızca talep edilen işlem için işlenir; bu verilerin platforma aktarılmasının görevinize ve bağlı olduğunuz kurumun kurallarına uygunluğu sizin değerlendirmenizdedir. Maskeleme belirlenebilirlik riskini azaltır ancak hatasızlık garantisi vermez. Gizlilik dereceli, soruşturma gizliliği kapsamındaki veya dış sisteme aktarılması yasak belgeler platforma yüklenmemelidir.
5. Ödeme ve Abonelik Verileri
Ücretli aboneliklerin başlamasıyla ödemeler iyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. (iyzico) aracılığıyla alınacaktır. Ödemenin gerçekleştirilmesi için gerekli kimlik, iletişim, sipariş ve işlem bilgileri iyzico'ya aktarılabilir.
Kart numarası, son kullanma tarihi ve CVV gibi tam kart bilgileri iyzico'nun güvenli ödeme ortamına iletilir; Katipözet veritabanına kaydedilmez ve E. Erdemtarafından okunabilir biçimde saklanmaz. Katipözet'e yalnızca işlem numarası, ödeme sonucu, tutar, tarih, iade durumu ve ödeme kuruluşunun sağlaması halinde kart markası veya maskelenmiş kart numarası gibi sınırlı sonuç bilgileri dönebilir.
Tekrarlayan ödemelerde ödeme aracının saklanması ve tahsilatın gerçekleştirilmesi iyzico tarafından yürütülür. iyzico, ödeme hizmetleri ve kendi mevzuat yükümlülükleri bakımından ayrı bir veri sorumlusu olarak hareket edebilir. iyzico'nun veri işleme faaliyetlerine ilişkin ayrıntılar iyzico Gizlilik Politikası'nda yer almaktadır.
6. Telefon Doğrulaması
Hesaplar cep telefonu numarasıyla doğrulanır. Doğrulama kodu, yurt dışında yerleşik doğrulama hizmeti sağlayıcımız otp.com tarafından üretilir ve numaranıza SMS ile iletilir. Bu amaçla otp.com'a cep telefonu numaranız, kötüye kullanımın önlenmesi için IP adresiniz ve mesaj dili aktarılır. Kodun doğruluğu otp.com tarafından kontrol edilir; Katipözet kodun kendisini görmez ve saklamaz, yalnızca gönderimin kanalını, zamanını ve sonucunu kaydeder.
SMS gönderimi mümkün olmadığında hesabınız e-posta adresinize gönderilen kodla da doğrulanabilir.
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, aktarımın amacıyla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:
| Alıcı | Amaç | Aktarılan veri |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Barındırma, çerezsiz performans ve ziyaret ölçümü | İşlem güvenliği ve kullanım verileri; işlem sırasında belge içeriği |
| Supabase Inc. | Veritabanı ve kimlik doğrulama altyapısı | Kimlik, iletişim, mesleki bilgi, hesap ve kullanım kayıtları |
| Google LLC (Gemini) | Özet, OCR ve metin düzeltme işlemleri | Madde 4'te açıklanan kapsamda belge içeriği |
| otp.com | Doğrulama kodunun SMS ile iletilmesi | Cep telefonu numarası, IP adresi, mesaj dili |
| Resend Inc. | Doğrulama, şifre sıfırlama ve hizmet e-postaları | Ad, soyad, e-posta adresi |
| Cloudflare Inc. (Turnstile) | Formlarda otomatik kötüye kullanımın önlenmesi | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri |
| iyzico, bankalar ve kart kuruluşları | Ödemelerin yürütülmesi (ücretli abonelik başladığında) | Kimlik, iletişim, sipariş ve işlem bilgileri |
| Yetkili kamu kurumları ve adli merciler | Mevzuattan doğan yükümlülükler ve hukuki talepler | Talebin kapsamıyla sınırlı veriler |
iyzico, bankalar ve kamu kurumları dışındaki alıcıların sunucuları yurt dışında (ağırlıklı olarak ABD ve Avrupa Birliği ülkelerinde) bulunduğundan bu aktarımlar yurt dışına veri aktarımı niteliğindedir. Yurt dışı aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen uygun güvencelerden Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca ilan edilen standart sözleşmeye dayanılarak gerçekleştirilir.
8. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler
Veriler; kayıt, iletişim, destek ve ödeme formları, platform kullanımınız, güvenlik kayıtları ve hizmet sağlayıcıların işlem bildirimleri üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır.
Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir; hizmetin sunulması açık rızanıza bağlı değildir:
| Faaliyet | Hukuki sebep |
|---|---|
| Hesabın açılması, doğrulanması ve platform araçlarının sunulması | Sözleşmenin kurulması ve ifası (md. 5/2-c) |
| Talep ettiğiniz işlem için belge içeriğinin işlenmesi | Sözleşmenin ifası (md. 5/2-c) |
| Ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları | Sözleşmenin ifası; vergi, ticaret ve tüketici mevzuatından doğan hukuki yükümlülük (md. 5/2-c, 5/2-ç) |
| İşlem güvenliği kayıtları, kötüye kullanım ve dolandırıcılığın önlenmesi | Hukuki yükümlülük ve veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-ç, 5/2-f) |
| Hizmetin iyileştirilmesi için kullanım ve hata kayıtları | Veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f) |
| Uyuşmazlık ve şikâyetlerde kayıtların kullanılması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e) |
Belge içeriğinde bulunabilecek özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesi çerçevesinde yalnızca talep ettiğiniz işlemin gerçekleştirilmesiyle sınırlı olarak ve saklanmaksızın işlenir.
Hizmet için zorunlu olmayan ve açık rıza gerektiren bir faaliyet (ör. tanıtım iletileri) başlatılırsa açık rızanız bu metinden ve Kullanım Koşulları'ndan ayrı olarak istenir; rıza vermemeniz hizmetten yararlanmanızı etkilemez.
9. Veri Saklama Süreleri
- Hesap bilgileri: hesap aktif olduğu sürece ve hesabın silinmesinden sonra ilgili yasal veya uyuşmazlık süreleri boyunca.
- Doğrulama kayıtları: doğrulama zamanı hesap aktif olduğu sürece; kod gönderim kayıtları kötüye kullanımın önlenmesi ve güvenlik incelemesi için gerekli sınırlı süre boyunca.
- İşlem ve güvenlik kayıtları: güvenlik ve hata incelemesi için gerekli sınırlı süre boyunca.
- Belge verileri: saklanmaz, yalnızca işlem süresince işlenir. Hata bildirimi veya destek talebiyle sizin ayrıca ilettiğiniz içerik, talebin incelenmesi için gerekli süre boyunca saklanır.
- Ödeme ve abonelik kayıtları: vergi, muhasebe, elektronik ticaret ve tüketici mevzuatındaki yükümlülükler ile ödeme itirazı ve uyuşmazlık süreleri boyunca.
İlgili sürenin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
10. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
- KVKK'ya aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
11. Başvuru Yöntemi
Haklarınıza ilişkin başvurunuzu, kimliğinizi ve talebinizi belirlemeye yarayan bilgilerle birlikte Sü*** Ma** 69*** Sk* No* 19 İç Ka** No* 2 Seyhan Adanaadresine yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) ile veya Katipözet'e kayıtlı e-posta adresinizden bilgi@katipozet.comadresine iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
12. Metindeki Değişiklikler
Bu aydınlatma metni, mevzuat veya veri işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; veri işleme faaliyetlerinde esaslı bir değişiklik olursa kayıtlı e-posta adresinize ayrıca bildirim gönderilir.